Jak się zorganizować? 3 praktyczne wskazówki

Zatrzymaj się i zacznij od planu działania

Natłok obowiązków może wprawiać nas w zakłopotanie bądź paraliż decyzyjny. „Co teraz muszę zrobić?”, „Jak się zorganizować?”„Czym zająć się w pierwszej kolejności?” – to rodzaj pytań, które wówczas sobie zadajemy. Ten chaos mentalny często prowadzi do zabierania się za rzeczy, które tak naprawdę nie są dla nas ważne lub odkładania działania na później.

Dlatego, jeśli tylko zauważysz, że doświadczasz trudności z organizacją, zatrzymaj się na moment – daj sobie od 15 do 30 minut na zastanowienie się, na czym Ci najbardziej zależy w danej sytuacji lub co jest najważniejszym celem w danym momencie. Przydadzą się tu również pytania w rodzaju:

• Osiągnięcie jakiego celu jest dla Ciebie najbardziej istotne na dzień dzisiejszy?
• Jakie sprawy nie mogą już czekać lub zbyt długo czekają na realizację?
• Jaki nierozwiązany problem najbardziej Cię obciąża bądź wymaga natychmiastowego rozwiązania?

Gdy już uświadomisz sobie o własnych priorytetach, zapytaj siebie, jakie działania konkretnie musisz podjąć, aby zacząć realizację kluczowych zadań lub celów. Rozpisanie tego rodzaju planu na kartce, znacznie ułatwi Ci proces organizacji.

Powiedzmy, że Twoim najważniejszym zadaniem jest zorganizować przeprowadzkę. Może to wymagać np. poinformowania odpowiednich instytucji o zmianie adresu zamieszkania, umówienia ekipy transportowej, zakupu kartonów, spakowania wszystkich rzeczy, czy określenia dokładnej daty przeprowadzki.

Duży, przytłaczający obowiązek przestaje nim być, gdy rozbijesz go na mniejsze zadania.

Metoda kwadratowej karteczki

Jeśli masz już spisany wstępny plan działania i doskonale zdajesz sobie sprawę z najważniejszego zadania, które przed Tobą stoi, możesz wspomóc się tzn. metodą kwadratowej karteczki. To świetny sposób, aby określić najbliższe priorytety i trzymać się ich realizacji na przestrzeni dnia (w przeciwieństwie do zwykłej listy zadań do zrobienia).

Zapewne kojarzysz małe (np. wielkości 85×85 mm) karteczki dostępne w wersji samoprzylepnej i nieklejonej. Osobiście stosuję zwykłe. Niewielka przestrzeń takiej kartki wymusza na Tobie zwięzły opis kluczowych zadań. Trzymam się reguły, że zapisuję na niej wyłącznie 3 najważniejsze zadania w danym dniu. Dopiero gdy je wykonam, zastanawiam się, co mogę jeszcze zrobić, tworząc listę pozostałych obowiązków.

Ważne, aby karteczka znajdowała się w miejscu, w którym nie będzie Ci przeszkadzać, ale jednocześnie będzie dobrze widoczna. Ja zazwyczaj kładę ją na drukarce, stojącej przy moim biurku. Aby karteczka jeszcze bardziej przykuwała Twoją uwagę, możesz dodatkowo zapisywać lub podkreślać zadania kolorowym pisakiem.

Robienie jednej rzeczy naraz

Czy robienie wielu rzeczy naraz (tzn. multitasking) jest efektywne? Badania naukowe wskazują, że kiedy nasz mózg nieustannie zmienia przedmiot skupienia, odbijając się między zadaniami (zwłaszcza gdy te zadania są złożone i wymagają naszej aktywnej uwagi) stajemy się mniej wydajni i częściej popełniamy błędy.

Kiedy jesteśmy w stanie stresu wywołanego przytłoczeniem obowiązkami, wielu z nas ma problem z koncentracją na jednym obowiązku. Dzieje się tak szczególnie wtedy, jeśli doświadczamy presji czasowej i chcemy „złapać dwa zające za jednym razem”.

Sam czasem łapię się na tym, że jednocześnie odpisuję na maile, przygotowuję się do konsultacji i wykonuję ważny telefon, gdy mam problem pt. „Jak się zorganizować”. Dążenie do tego, aby „ogarnąć wszystko naraz”, jest jednak kontrintuicyjne. Znacznie lepiej i szybciej poradzimy sobie z ogromem zadań, gdy zajmiemy się nimi po kolei.

Jeśli zmagasz się z problemami z organizacją czasu i chcesz skorzystać z pomocy w tym zakresie, serdecznie zachęcam Cię do zapoznania się z usługą: produktywność i osiąganie celów.