Blokowanie czasu – Jak zwiększyć swoją produktywność

Czy masz poczucie, że twój czas na przestrzeni dnia nie jest dobrze wykorzystywany i mimo chęci go nie znajdujesz? Blokowanie czasu to strategia, która może podnieść poziom Twojej osobistej produktywności.

Blokowanie czasu – na czym polega?

Blokowanie czasu to forma planowania, która koncentruje się na dzieleniu dnia na określone bloki czasu. Stosowanie tego podejścia zakłada, że każdy blok czasowy reprezentuje czas na wykonanie konkretnego zadania lub zadań.

Szacuję, że 40-godzinny tydzień pracy z blokadą czasową daje taką samą wydajność, jak ponad 60-godzinny tydzień pracy bez struktury.

— Cal Newport, autor książki Deep Work

Spróbuj blokowania czasu, jeśli:

• masz wiele różnych obowiązków lub projektów do zrealizowania,
• spędzasz zbyt wiele czasu w „trybie reaktywnym”, pochłaniając się w odpowiedziach mailowych i wiadomościach,
• nie realizujesz najważniejszych zadań na przestrzeni dnia kosztem np. spotkań, wyjść do sklepu, spraw urzędowych,
• na co dzień walczysz z nieustannymi rozproszeniami,
• brak Ci czasu i przestrzeni na spojrzenie na swoje życie i cele z szerszej perspektywy.

Zamiast korzystać z list zadań, których nie udaje Ci się zrealizować, zacznij dzień od stworzenia konkretnego harmonogramu, który określi, nad czym dokładnie będziesz pracować i w jakim czasie.

Poniżej przedstawiam, jak może wyglądać plan oparty o blokowanie czasu:

Blokowanie czasu to strategia, którą możesz wykorzystać nie tylko w przypadku dzielenia zadań na przestrzeni dnia, ale również na przestrzeni tygodnia. Osobiście od jakiegoś czasu staram się, zarezerwować sobie przynajmniej 3 godziny na napisanie artykułu w każdy wtorek. To daje mi klarowną wizję celów, które chce zrealizować – moim zadaniem jest po prostu przestrzegać wyznaczonego harmonogramu.

Korzyści wynikające z blokowania czasu

Wchodzisz w stan „przepływu” (flow)

Flow to płynny stan pracy, w którym Twoja koncentracja na zadaniu jest bardzo wysoka, a tym samym pracujesz z dużą wydajnością. Blokowanie czasu umożliwia wchodzenie w stan przepływu, dzięki czemu jesteś w stanie zrealizować swoje zadania szybciej i skuteczniej.

Stan przepływu to doświadczenie bycia całkowicie zaangażowanym w wykonywane zajęcie.

Mihály Csíkszentmihályi

Minimalizujesz rozproszenie uwagi i związany z tym stres

Blokowanie czasu to przeciwieństwo tzn. multitaskingu (wielozadaniowości), co oznacza, że masz możliwość skoncentrować się na jednym zadaniu. Redukcja rozproszenia innymi zadaniami pozwala Ci zachować większą przepustowość umysłową, a tym samym popełniać mniej błędów.

Osobiście zauważam, że mój poziom energii spada, jeśli działam bez żadnego planu. Czuję się zdecydowanie lepiej, gdy skupiam się przez dłuższy czas na jednym zadaniu. Wynika to najprawdopodobniej faktu, że mózg, który nieustannie musi zmieniać kontekst działania, męczy się zdecydowanie szybciej. Samo ciągłe zastanawianie się, czym w dalszej kolejności się zająć, bywa energochłonne.

Blokowanie czasu daje poczucie większej kontroli nad tym, co robisz. Wpływa to pozytywnie na Twoje samopoczucie i ogranicza stres, który wiąże się z nadmiernym rozproszeniem uwagi w przypadku realizowania kilku zadań naraz.

Osiągasz swoje cele

Konkretny plan to pierwszy krok, który warto podjąć, aby zabrać się za osiąganie celów. W dłuższej perspektywie blokowanie czasu posuwa Cię do przodu w kierunku realizacji Twoich zamierzeń, co przydaje pewności siebie i motywuje do dalszej pracy.

Blokowanie czasu – jak to robić?

Poniżej opisuję 3-krokowy proces, który możesz wykorzystać, aby skutecznie blokować czas na przestrzeni dnia.

1) Zastanów się, jakie zadania chcesz zrealizować

Zapytaj siebie, jakie zadania w danym dniu/miesiącu są dla Ciebie najważniejsze. Weź pod uwagę, że oprócz tego zapewne każdego dnia wykonujesz określone obowiązki związane z domem, higieną osobistą, pracą czy relacjami z bliskimi.

2) Oceń, ile godzin zamierzasz poświęcić na określone zadanie

Postaraj się ocenić, ile czasu chcesz przeznaczyć np. na projekt do pracy na przestrzeni tygodnia. Pamiętaj, że czas blokowany umożliwi Ci odcięcie się od dystrakcji, które być może wcześniej znacznie przedłużały realizację określonego zadania.

3) Stwórz plan czasu blokowanego na kartce/w odpowiedniej aplikacji

Tworząc plan czasu blokowanego, weź uwagę wszystkie obowiązki, które musisz lub powinieneś zrealizować w danym dniu. Naciskaj na to, aby Twoje priorytetowe zadania były realizowane w pojedynczych blokach czasowych (np. 2 lub 3-godzinnych). W tym celu możesz wykorzystać zwykłą kartkę papieru, fizyczny kalendarz lub aplikację do zarządzania czasem (np. Calendly, Appoint.ly, HourStack). Osobiście bardzo polecam skorzystać z kalendarza, który masz w swoim telefonie.

Czas blokowany nie jest narzędziem dla wszystkich. Warto jednak spróbować i samemu przekonać się, czy ten prosty system tworzenia harmonogramów jest czymś przydatnym. Na koniec chcę jeszcze zwrócić uwagę na to, aby w sposób możliwie elastyczny podchodzić do blokowania czasu. Życie jest pełne nieprzewidywalnych sytuacji, do których rzecz jasna często musimy się mimo wszystko dostosować. Fakt, że w danym dniu blokowanie czasu nie powiodło się, nie oznacza, że kolejnym razem również się to nie uda!

Jeśli rozpoznajesz u siebie problemy z organizacją, tracisz swój cenny czas i masz poczucie, że nie możesz ruszyć z miejsca, zapraszam Cię serdecznie do zapoznania się z moimi usługami: Produktywność i osiąganie celów.