Każdego dnia budzisz się i nie wiesz od czego by tu zacząć, aby z satysfakcją i bez żadnych wyrzutów sumienia wtulić się wieczorem w poduszkę? Metoda zarządzania czasem znana jako macierz Eisenhowera, pomoże Ci ustalić priorytety, dzięki czemu staniesz się bardziej produktywny, co z kolei zapewni Ci spokojne noce. Bez zażywania środków nasennych.
Dwight Eisenhower – dowódca wojskowy, generał United States Army, polityk, legendarny weteran II wojny światowej, swego czasu prezydent Stanów Zjednoczonych itd. Bez dwóch zdań postać wybitna. Dwight powiedział kiedyś: “To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. To oświecające zdanie definitywnie ukazuje potęgę życiowej mądrości, jaką z pewnością emanował ten heros Ameryki. Mądrość połączoną ze skutecznością, bowiem macierz Eisenhowera jest świetnym narzędziem do zarządzania czasem. Tak skutecznym, że właśnie ma swoje pięć minut na łamach Coaching Time.
Matryca priorytetów dzieli się się na cztery ćwiartki. Wystarczy więc, że podzielisz kartkę pionową i poziomą kreską i nazwiesz te ćwiartki: I – rzeczy ważne i pilne, II – rzeczy ważne i niepilne, III – rzeczy nieważne i pilne oraz IV – rzeczy nieważne i niepilne. Pamiętaj, że poziom “ważności” i “pilności” ustalasz sam – nawet koszenie trawy może być rzeczą ważną i pilną. Szczególnie jeśli była to ostatnia rzecz, o którą prosiła Cię żona, która właśnie zastanawia się, czy wziąć z Tobą rozwód. Poniżej opisuję każdą część macierzy z osobna.
Ćwiartka I – ważne i pilne
Tutaj zapisujesz rzeczy, których nie powinieneś ignorować. Jest to miejsce na priorytety, najlepiej jakbyś to właśnie nimi zajął się najpierw. Bo i są ważne i są pilne. Może to być np. umówione odebranie kogoś z lotniska, przygotowanie się do istotnego egzaminu albo bezzwłoczny zakup biletów na koncert Foo Fighters, dopóki jeszcze są jakieś miejsca.
Mogą to być również wszystkie te naglące sprawy, które zaniedbałeś np. Twój zniecierpliwiony do granic szef czeka na zakończenie projektu, za którego jesteś odpowiedzialny, bo przecież zapowiadałeś deadline na wczoraj. Albo masz przeciekające rury, odprowadzające wodę z wanny i zbyt wiele razy popadałeś w konflikt z sąsiadką z dołu, aby uszło Ci to, dosłownie i w przenośni – “na sucho”. Waga tego rodzaju obowiązków dodatkowo wywołuje w Tobie presję, przez co stajesz się mniej produktywny – załatwiając te sprawy zyskujesz spokój ducha i możesz pomyśleć nad innymi działaniami, za które możesz się w następnej kolejności zabrać.
Ćwiartka II – ważne i niepilne
Paradoksalnie jest to w wielu przypadkach najistotniejsza część matrycy. Często są to dalekosiężne plany, cele długoterminowe – treningi na siłowni, budowanie relacji i sprawy związane z Twoją karierą. Powiedzmy, że mogą się tu znaleźć rzeczy typu: zapisać się na egzamin na prawo jazdy, zadzwonić do miłości z dawnych lat i umówić się z nią na randkę, założyć firmę, zrobić kurs zarządzania stresem. Co prawda nie musisz tych rzeczy robić “od zaraz”, ale to właśnie one mogą mieć ogromny wpływ na Twoje życie, więc warto mieć je na uwadze i w miarę możliwości podejmować ich realizację.
Ćwiartka III – nieważne i pilne
Poziom ważności już nie jest tak wysoki, ale mimo wszystko dobrze byłoby się tymi rzeczami zająć. Wszystkie telefony, które musisz wykonać o błahym, ale jednak, znaczeniu mieszczą się właśnie w tej ćwiartce. Oprócz tego mogą to być różnego rodzaju spotkania, które powinny się odbyć już jakiś czas temu, ale jakimś trafem się nie odbyły. Są to również wszystkie emaile i wiadomości od Twoich potencjalnych klientów i ludzi, którzy czasami lubią pozawracać gitarę, ale bywa, że nawiązanie z nimi kontaktu może mieć pozytywne skutki na określonych polach.
Niebezpieczeństwo, które niesie za sobą ćwiartka III polega na tym, że możesz poświęcać więcej czasu na tego typu rzeczy, niż powinieneś. Co więcej – możesz nawet nie zdawać sobie z tego sprawy, ponieważ “iluzja ważności” obowiązków, które wcale nie są takie istotne będzie pochłaniać Twoją uwagę i energię. Z tego względu macierz Eisenhowera jest tak efektywnym narzędziem – dzięki niemu możesz rozróżnić priorytety i zabierać się za zadania “nieważne i pilne”, dopiero gdy zajmiesz się obowiązkami z dwóch pierwszych ćwiartek.
Ćwiartka IV – nieważne i niepilne
Mowa tu o zjawisku opisywanym jakiś czas temu na blogu: “Złodzieje czasu”. Krótko mówiąc – są to wszystkie bezproduktywne zajęcia, którymi mógłbyś się zająć, ale najlepiej tylko w wolnym czasie (w ramach relaksu po zakończonych zadaniach). Polecam jednak wypisać wszystkie te rzeczy – zaliczenie poziomu Master w grze Clash of Clans, obejrzenie najnowszych memów w internecie, przesłuchanie całej dyskografii The Beatles itd. W momencie, gdy zdasz sobie sprawę, jak nikłą wartość wszystkie te sprawy wnoszą do Twojego życia (nie uwłaczając Beatlesom, ale i tak wolę Stonesów), zaczniesz poświęcać im mniej czasu, zajmując się czymś konstruktywniejszym, niż m.in. przesiadywanie przed ekranem telewizora przez kilka bitych godzin dziennie.
Macierz Eisenhowera pozwala zdystansować się do swoich obowiązków i szybko ustalić priorytety. Zawsze sądziłem, że zarządzanie czasem opiera się głównie na byciu świadomą osobą. Czasami wystarczy podzielić kartkę papieru na cztery ćwiartki, aby się o tym doskonale przekonać.
