Produktywność, czyli sposób działania, który daje nam jak najwięcej rezultatów w jak najkrótszym czasie. Jeżeli jesteś produktywny, to prawdopodobnie oznacza, że masz więcej czasu wolnego dla siebie, lepiej zarabiasz i nieźle się z tym czujesz. Dobra wiadomość jest taka, że istnieją pewne sposoby, które pomogą Ci realizować swoje zadania i obowiązki szybciej, sprawniej oraz z korzyścią dla Twojej energii.
1. Lista zadań i kalendarz
Żeby działać produktywnie, musimy się skutecznie zorganizować. Warto zacząć od planowania swoich zadań, wykorzystując w tym celu dwa narzędzia.
Badania pokazały, że tylko 41% list zadań jest realizowanych. Słaba statystyka. Jestem fanem checklist, lubię sobie poodhaczać co nieco, ale z drugiej strony zdaję sobie sprawę, że niekoniecznie jest to najlepsze rozwiązanie w obliczu ludzkich słabości.
Żeby tworzenie „list do zrobienia” miało sens, trzeba je traktować, jako pierwszy etap organizacji – spisując wszystkie pomysły, zadania i projekty na kartce lub w notatniku elektronicznym. Drugi etap planowania powinien wykorzystywać kalendarz, jako narzędzie, które wykorzystuje zapiski ze stworzonej listy.
“To, co można zrobić w dowolnym momencie, nie zostanie wykonane w żadnym” – przysłowie szkockie
Zapisując w kalendarzu określone zadanie, które zamierzasz zrealizować w konkretnym dniu, o konkretnej godzinie, jest znacznie bardziej pewną formą organizacji. Traktuj każdy obowiązek w kalendarzu, jak wizytę u lekarza, a przestaniesz mieć problemy z produktywnością.
2. Określenie swojego Najważniejszego Zadania
Najważniejsze zadanie (w skrócie NZ) – to cel lub cele, które uważasz za najbardziej istotne w swoim życiu na danym jego etapie. Dla niektórych może to być np. schudnąć 20 kg, dla innych założyć firmę/wystąpić w maratonie/wyjechać w podróż do Japonii/zadbać o własne zdrowie/ poznać życiowego partnera. Kiedy już wyznaczysz swoje NZ, łatwiej jest zorganizować wokół niego resztę obowiązków.
Koncepcja NZ została stworzona przez przyzwoitego przedsiębiorcę – Kevina Kruse – który zauważył, że każdego dnia należy realizować cele, nad którymi nam zależy w perspektywie długoterminowej. Dzięki temu osiągamy nasze zamierzenia znacznie szybciej i skuteczniej – określenie NZ ma sprawić, że codziennie będziemy pamiętać o tym, aby nad nim pracować.
3. Czas blokowany
Czas blokowany, to znaczy rezerwacja określonego czasu na realizację zaplanowanych zadań w atmosferze świętego spokoju. Kiedy chcesz posprzątać mieszkanie, dobrze robić to w określone dni, a najlepiej przeznaczyć sobie w tym celu kilka blokowanych godzin, w których nie będziemy zajmowali się niczym innym, poza odkurzaniem, myciem okien, zmywaniem podłóg i porządkowaniem. Dzięki temu nie marnujemy czasu na ponowne „wdrożenie” w daną czynność, unikamy denerwującego rozproszenia i mamy to błogie poczucie, że „Teraz jest czas na A, więc nie muszę myśleć o B, C i D”.
Z doświadczenia wiem, że jeśli chcę napisać artykuł, to najlepiej skończyć go w ten sam dzień, ewentualnie zdecydować się na pisanie w dwóch blokach po dwie godziny. Warto wspomóc się w tym zakresie wspomnianym kalendarzem i regularnie planować swoje działania, np. „26 lipca, czwartek, godzina 16:00 do 19:00 – sprzątanie strychu”. Możesz oczywiście rezerwować sobie choćby bloki 30-minutowe na określone zadanie – no problemo.
4. Stworzenie listy „NIE RÓB”
Przeciwieństwo list „do zrobienia”. Oglądasz za dużo telewizji? Masz problem z rozmowami do późna z koleżankami? Chodzisz do pubu dwa razy w tygodniu? Godzinami przeglądasz memy w internecie?
Istnieje wiele rzeczy, które dla własnego dobra powinniśmy ograniczyć lub całkowicie wykluczyć. To bardzo pozytywnie wpłynie na naszą produktywność. W tym celu, rzecz jasna, opłaca się spisać wszystkie te działania, które wiesz, że przeszkadzają Ci w byciu efektywnym. Taką listę, tak sobie myślę, dobrze mieć gdzieś na widoku. Na drzwiach lodówki na przykład.
5. Pozbycie się rozproszenia
W naszych czasach niełatwo o spokój, skupienie i koncentrację. Bodźce, które nas otaczają, bywają świetne w rujnowaniu naszej produktywności. Ostatni odcinek sezonu „Orange Is the New Black”, wiadomość na messengerze od znajomego lub wciągająca gierka na telefonie często wydają się atrakcyjniejsze od produktywnej pracy.
Nie musisz wyprowadzić się do nowozelandzkiej jaskini, aby uniknąć rozproszenia. Aby poradzić sobie z dezorganizującymi pokusami, trzeba jednak działać stanowczo. Wyłącz powiadomienia na smartfonie, zablokuj zbędne aplikacje. Zastosuj strategię czasu blokowanego, poproś osoby w Twoim otoczeniu, aby nie przeszkadzały Ci w pracy. Wynieś telewizor, kolorowanki, gazety i kostki rubika z pomieszczenia, w którym działasz.
Nieporządek również nie pomaga – dlatego warto dbać o czystość, szczególnie miejsca pracy. Np. na moim biurku zawsze jest tylko laptop i lampa. No i kubek kawy w chwilach niemocy.
6. Jedna rzecz naraz
Działanie + skupienie na jednym zadaniu = wydajność. Mit wielozadaniowości już dawno został obalony – najbardziej produktywni jesteśmy, jeśli skupiamy się na jednej rzeczy naraz.
7. Technika pomodoro
Klasyczna technika, której jestem gorącym zwolennikiem, bazująca na cyklu „impuls i pauza” – na 25 minut skupienia na pracy (działaniu) przypada 5 minut przerwy.
Dzięki pomodoro zyskujemy koncentrację na konkretnym zadaniu, a chwilowy, cykliczny odpoczynek ma bardzo dobroczynny wpływ na nasze procesy poznawcze i motywację do dalszej pracy, zwiększając produktywność.
Żyjemy w czasach, w których przejedliśmy się „zwykłymi rzeczami, które od dawna znamy” i zamiast z nich korzystać, szukamy innych metod lub narzędzi. Szkoda tylko, że bardzo często właśnie te pierwotne strategie działają najlepiej. Zwykła szczoteczka do zębów spełnia swoją funkcję – nie musimy korzystać z niczego innego, aby wyszorować uzębienie. Podobnie jest z techniką pomodoro.
Istnieje wiele aplikacji dedykowanych technice pomodoro, można też kupić zwykły minutnik lub specjalny timer w kształcie pomidora.
Powyższe metody działają. U mnie. A jak jest u Ciebie? Znasz jakieś inne sposoby na produktywność?
