Zarządzanie czasem to sztuka bardzo ulotna, bo wydaje się, że zrobiliśmy listę zadań, mamy plan tygodniowy i czerwone policzki z zapału, a później zastanawiamy się, co poszło nie tak. Bo widzisz – jeśli chcesz skutecznie organizować swoje działania, nie wystarczy Ci tylko dobra rozpiska z obowiązkami. Musisz poznać niebezpieczeństwa, które będą Cię od tego odciągać i nauczyć się im przeciwdziałać. Zauważyć swoje ograniczenia i wykorzystać mocne strony. I to wszystko nie stanie się w jeden dzień. Bo to proces.
Nie ma uniwersalnego sposobu, złotej regułki lub magicznego plannera zapewniającego sukces. Przy czym należy uwzględnić wiele czynników, które mogą mieć wpływ na to, czy umiesz zarządzać swoim czasem, czy nie. Poniżej opisałem kilka wytycznych, które mogą Ci pomóc. Trochę wiedzy na temat tego, jak funkcjonuje nasz mózg, co działało w moim przypadku oraz garść praktycznych strategii, które możesz wdrożyć u siebie od zaraz.
1. Absolutnie zawsze miej plan
Najpierw pojawia się myśl: „Muszę/powinienem zrobić…”, później zapisujesz to na kartce lub w formie elektronicznej. Jestem gorącym zwolennikiem planowania, bo ludzki umysł nie jest w stanie zapamiętać wszystkiego, o czym pomyśli, że „powinien”. Poza tym jest to dobre dla jego kondycji. Nie musi być to wyszukany plan, czasem zwykła notka zrobiona na kolanie wystarczy.
2. Planuj realizację projektów, nie zadań
Kiedy np. myślisz: „Mam do zrobienia prezentację”, to nie jest tak, że powinieneś zapisać: „PRIORYTET: zrobić prezentację”, ponieważ ten cel jest zbyt ogólny. David Allen (twórca metody Getting Things Done) zaleca, aby z takich rzeczy stworzyć projekt, który pociąga za sobą kilka pomniejszych zadań.
Za każdym razem, gdy stoi się w obliczu nowego zadania, warto odpowiedzieć sobie pytanie: „Jak ma wyglądać działanie, które należy podjąć w pierwszej kolejności?”. Dzięki temu uda Ci się uniknąć poczucia przytłoczenia, które mogłoby Cię sparaliżować i w efekcie nie zrobiłbyś nic konstruktywnego. Twój umysł podziękuje Ci za takie ukierunkowanie, bo trudno mu się wziąć za coś tak ogólnego, jak „prezentacja”. Natomiast, gdy oczami wyobraźni zobaczysz, za co masz się w pierwszej kolejności zabrać (i jeszcze to zapiszesz!), ojej, to będzie to znacznie łatwiejsze.
Innymi słowy, opłaca się potraktować prezentację (i każde inne z pozoru niezłożone zadania) jako projekt, który składa się z kilku działań: a) Wybrać materiały, z których skorzystam, b) wypożyczyć książki z biblioteki, c) przeczytać materiały i zrobić z nich notatki, d) stworzyć slajdy, e) nauczyć się prezentacji.
Tak rozbity cel wydaje się osiągalny, bo z góry wiesz, co powinieneś zrobić najpierw i jak będą wyglądać kolejne etapy Twojej pracy. Nie daj się zwieść, że np. zakup kanapy to tylko zakup kanapy. To też projekt: a) poszukać w internecie interesujący typ kanapy, b) znaleźć sklep stacjonarny, który oferuje takie meble, c) zamówić kanapę, d) odebrać ją.
3. Ogranicz wybór
XXI wiek obfituje w możliwości, co wcale nie oznacza, że to coś absolutnie zbawiennego dla człowieka. Ciągłe wybory „nie wspomagają” Twojej produktywności. Barry Shwartz, psycholog zajmujący się procesami decyzyjnymi mówi: „Więcej znaczy mniej”. I dopóki zastanawiasz się, czy włączyć serial na Netflixie, odpisać na maila lub zacząć projekt, to ten gość ma rację.
Osobiście staram się świadomie ograniczać możliwości, które mogą mnie rozpraszać. A to znaczy, że używam apkę, która blokuje Facebooka, Instagram i wciągającą gierkę dla 13-latków na moim smartfonie. Mam zasadę, że jeśli podchodzę do konstruktywnego działania, to moje biurko musi być czyste i puste, żeby nic mnie zanadto w procesie nie rozpraszało. Ludzka uwaga jest trochę jak pijany kierowca – niby wie, co robi, ale w pewnym momencie nie zauważa, że wjeżdża w płot.
Dlatego nie ma sensu wystawiać własnej koncentracji na próbę. Jeżeli w zasięgu Twojego wzroku jest laptop, na którym masz zamiar pracować – to niech będzie tylko laptop, ewentualnie kubek z napisem „Skup się na robocie”.
4. Uświadom sobie własne możliwości, potrzeby i wzorce funkcjonowania
Rodzisz się z określonym zdrowiem, temperamentem i strukturą układu nerwowego. Masz pewne ograniczenia. Dodatkowo możesz być, np. bardzo oporny, jeśli chodzi o naukę języków, ale z drugiej strony interesują Cię komputery i dostajesz gęsiej skórki z podniecenia, gdy masz przeprowadzić analizę wymagań systemowych. Nie ma więc powodu, aby biczować się za to, że przyswojenie kilku słówek kosztuje Cię kilka godzin, bo programowanie idzie Ci znacznie lepiej.
Jeśli chcesz zarządzać swoim czasem, to często na drodze stanie Ci melancholijny charakter, skłonność do dekoncentracji, jakaś dysfunkcja zdrowotna lub sam fakt, że dla przykładu wolisz posprzątać mieszkanie, zamiast je wyremontować. To powinno Cię skłonić do tego, aby przemyśleć swoje działania. I w efekcie pewne zadania realizować, kiedy masz więcej czasu albo lepsze samopoczucie. Delegować niektóre obowiązki, a może nawet unikać ich za wszelką cenę, bo choćbyś bardzo chciał, nic z tego nie wychodzi w Twoim przypadku (tak jak w moim montowanie filmów na YouTube).
Są pewne czynniki, których warto mieć świadomość. Zauważyłem u siebie, że najlepiej pracuje mi się od późnego popołudnia do wieczora. Dziś już z tym nie walczę, zdaję sobie sprawę, że leniwy poranek w moim wykonaniu to norma. Rozpoznałem też, które produkty żywnościowe powodują, że staję się senny, zdemotywowany i brak mi koncentracji. Zjem pszenną bułkę albo jajko sadzone i kolokwialnie mówiąc „jest po mnie”, dlatego unikam takich rzeczy. Za to dobrze działa na mnie jedna kawka z mlekiem bez laktozy. Łatwo było na to wpaść? Nie, bo dopiero od niedawna tak funkcjonuję.
I w końcu – jestem świadom, w czym jestem dobry i jakie zadania umiem sprawnie realizować, a które sprawiają mi trudności. To wszystko składa się na samoświadomość, która jest kluczowa w skutecznym zarządzaniu czasem.
5. Wygospodaruj sobie czas blokowany
Człowiek, żeby się porządnie skupić, wejść w osławiony „stan flow”, potrzebuje około 20 minut. Jest duże ryzyko, że przez te 1200 sekund coś odwróci Twoją uwagę, dlatego jak wspomniałem w poprzednim punkcie – należy świadomie zapewnić sobie wspomagające środowisko pracy, które nie narazi Cię na wyczerpanie decyzyjne i w konsekwencji bierność.
Najlepiej sprawdza się w tym przypadku intencja wygospodarowania kilku godzin wyłącznie w celu pracy twórczej lub innego produktywnego działania. Paul Graham to człowiek, który zasłynął bardzo ciekawym artykułem na temat czasu blokowanego, pt. „Maker’s Schedule, Manager’s Schedule” (“Harmonogram Twórcy, Harmonogram Menadżera”). Jako przedsiębiorca i inwestor, Graham zauważył, że praca twórcza wymaga kilku godzin, w których nie będziemy zajmowali się niczym innym, w przeciwieństwie do pracy “menadżerskiej”, która jest rozproszona.
Pisząc ten artykuł, wygospodarowałem sobie 5 godzin, podczas których absolutnie nic nie odwracało mojej uwagi. Jeżeli zabierasz się za coś, co choćby ociera się o kreatywną pracę, zrezygnuj w międzyczasie ze spotkań, rozrywki i realizacji innych zadań. To bardzo korzystnie wpłynie na Twoją efektywność.
Warto potraktować zarządzanie czasem jako umiejętność, taką jak np. granie na gitarze lub pływanie. Zanim wybrzdąkasz coś, co będzie Cię zadowalać albo przepłyniesz kilka długości basenu w trzech stylach minie trochę czasu. Podobnie jest z zarządzaniem czasem. Ludzie błędnie założyli, że jest to coś, co można nauczyć się po jednym szkoleniu z tego zakresu.
Tymczasem dochodzenie do konkretnych efektów w kontrolowaniu i planowaniu swoich działań jest złożonym procesem, który składa się z wielu komponentów związanych z Twoją kondycją psychofizyczną (zdrowie, cechy osobowościowe, siła woli, motywacja), dietą, nawykami i poszerzaniem wglądu w to, czy np. potrzebujesz jednej przerwy w trakcie pracy, czy może kilka mniejszych. Niejednemu to nawet drzemka dobrze zrobi. I Twoim zadaniem jest odkryć to na własną rękę. A jeśli Ci się to nie uda, pisz do mnie na maila, może na coś wspólnie wpadniemy.
