Istnieje wiele metod na zarządzanie czasem, niektóre z nich bywają skomplikowane i wymagają większego zaangażowania przy ich wdrażaniu. Ale po cóż wszystko komplikować? Jak wiadomo proste rozwiązania są najlepsze i dzisiaj będziemy się tego trzymać. Przy okazji wspominając o świetnych sposobach dotyczących efektywnej pracy.
KISS – Keep It Simple, Stupid
Jedna z fundamentalnych dewiz tego bloga mogłaby brzmieć: “Znaleźć i wykorzystywać najbardziej efektywne narzędzia, umożliwiające dokonywanie pozytywnych zmian”. Metoda zwana regułą KISS (z angielskiego: Keep It Simple, Stupid), którą możemy dosłownie przetłumaczyć: “Nie komplikuj, głupku”, składa hołd prostocie, skutecznym rozwiązaniom. I nie doszukiwałbym się przekąsu w tym stwierdzeniu, chodzi o jasny przekaz – “Nie warto niczego komplikować”.
Wszystko zaczęło się w latach ’60 w kraju dolara i Coca-Coli, kiedy to niejaki Kelly Johnson, wzięty inżynier lotnictwa wyrzucił wszystkie ultra zagmatwane instrukcje do kosza i stworzył system, dzięki któremu nawet delikatnie rzecz ujmując – “średnio ogarnięty” mechanik, mógł naprawić samolot w spartańskich warunkach, za pomocą samego śrubokręta, gumy do żucia i jednej zapałki. No dobrze, może przesadzam i naoglądałem się za dużo MacGyvera, ale generalnie chodziło o to, że w zasadzie każdy przy pomocy zwykłych narzędzi, trzymając się prostych zasad, mógł zreperować zepsutą maszynę. Oczywiście takie podejście zdało egzamin. Dziś możemy uczyć się na doświadczeniu amerykańskich inżynierów wojskowych i wykorzystać tę regułę w dziedzinie samorozwoju i zarządzania czasem.
Podział zadań
Przypuśćmy, że zrobiłeś swoją listę planów na dzisiejszy dzień. Możliwe, że niektóre z tych zadań są bardziej złożone i istotniejsze, niż inne. I teraz jest moment, w którym korzystasz z reguły KISS, czyli robisz wyraźny podział na cele, które są ważniejsze oraz na te mniej istotne lub takie, których nie musisz robić już dzisiaj. Zgadnij, czym zajmiesz się najpierw? Nie trzeba być Einsteinem, żeby wiedzieć, że niektóre sprawy trzeba załatwiać bezzwłocznie. Tymczasem, gdy tworzysz zwykłą listę zadań, może się okazać, że pogubisz się w tym wszystkim i Twój czas wypełni zajmowanie się zadaniami o lekkim ciężarze gatunkowym. Tak więc uprość swoją listę, dzieląc ją na sprawy istotne i nieistotne (lub nieistotne tylko w dniu dzisiejszym).
Może się zdarzyć, że pewne cele okażą się bardzo czasochłonne i będą wymagać od Ciebie wiele energii i skupienia. Jeśli nadal nie domyślasz się, co w takiej sytuacji jest najlepszym wyjściem, wytatuuj sobie gdzieś tę sentencję: „Prostota jest szczytem wyrafinowania”. Wszystkie złożone zadania wystarczy po prostu podzielić na jak najprostsze etapy. Nie warto uczyć się języka obcego raz w tygodniu po pięć godzin – szybciej i bardziej efektywnie nauczysz się go ćwicząc raz dziennie podczas pół godzinnych lekcji.
Realizując duży projekt dwa dni przed jego deadlinem, narażasz się na mierny efekt, bo skupienie to jest coś, czego będzie Ci brakowało w tak krótkim czasie, kiedy to Twój umysł nie będzie miał chwili na rozważenie możliwych, lepszych opcji.
Rozbijając duże obowiązki na cząsteczki, masz szansę zrobić dobrą robotę, mniejszym kosztem czasu i energii. Zaoszczędzisz w ten sposób wiele nerwów i będziesz mieć okazję lepiej spożytkować swoją pracę. To jest o wiele lepsze rozwiązanie, aniżeli desperacka walka z terminami i praca w krótkich lub żadnych odstępach czasowych. Bo na przerwy i regenerację czasu w takich sytuacjach nie masz.
Porządek otoczenia
Nie ma nic gorszego, niż wielki bagaż obowiązków i jeszcze większy bałagan w miejscu pracy. Jeżeli Twój pokój lub biuro przypomina widok na slumsy w Bombaju – nie zorganizujesz się w czasie, będziesz zirytowany i bezproduktywny. Trzymaj porządek otoczenia, zadbaj o czyste biurko, segreguj papierki – to ułatwi Twoją pracę, ponieważ będziesz mieć wszystko pod ręką i nie będzie potrzeby niczego szukać, przez co zyskasz wiele cennych minut.
Porządek otoczenia to również spokój i możliwość pracy w skupieniu. Wyznacz sobie konkretny czas na działanie w odpowiednich warunkach. Wyłącz telefon, czasami pomaga nawet odcięcie się od dostępu do Wi-Fi, aby Cię nie kusiło, żeby pooglądać film dokumentalny na temat hodowli mrówek na youtube i zająć się tylko istotnymi zadaniami. Praca w biurze jest idealnym rozwiązaniem dla większości spraw, które musisz załatwić – jesteś tam sam, nikt Cię nie rozprasza, no chyba, że jacyś niezapowiedziani klienci.
Tymczasem gdy pracujesz we własnym domu lub mieszkaniu, które dzielisz z rodziną, szczególnie jeżeli są to małe dzieci, posiadające wiele pasjonujących zajęć, skutecznie odciągających Twoją uwagę od pracy, to nie jest rzeczą łatwą skupić się w określonym czasie na jednym obowiązku. Ze starszymi współlokatorami jest z kolei ten problem, że łatwo wdać się z taką osobą w żywiołową, dwugodzinną dyskusję, zdając sobie nagle sprawę, że z naszych dzisiejszych planów pozostało tylko wspomnienie. Unikaj takich sytuacji, uciekaj gdzie pieprz rośnie od telewizorów, lodówek i zachęcających zaczepek do rozmowy.
Jeżeli nie masz wyjścia, dobrze jest wstać wczesnym rankiem, kiedy wszyscy członkowie Twojej rodziny śpią i nie wiedzą o całym bożym świecie. Możesz też wstać popołudniową porą i pracować w nocy, jeśli jesteś typem sowy. Statystyka mówi jednak, że ludzie sukcesu to ranne ptaszki, więc coś w tym musi być. W każdym razie najważniejsze to zadbać o spokój i porządek otoczenia. To pozwoli Ci na realne efekty w stosunkowo krótkim czasie.
Presja czasu
Wspomniany już wcześniej nacisk spowodowany brakiem czasu, dotyka najczęściej osoby, które ulegają rozproszeniu na przestrzeni dnia, skupiając się na rzeczach, które nie są absolutnie związanie z ich planami. Jeżeli obudziłeś się wczesnym rankiem z dużą energią i całą listą zadań a nie zrobiłeś nic konstruktywnego do późnego wieczora, to nie ma dla Ciebie żadnego usprawiedliwienia na tym świecie.
Wyobraź sobie jednak, że wstajesz po godzinie 13.00, po ostro zakrapianej imprezie i na świadomym poziomie zaczynasz odczuwać presję. Szybko nadchodzi wieczór, a Ty dopiero co wyleczyłeś się z kaca i w Twojej głowie zaczyna kłębić się myśl pod tytułem: “Już dzisiaj nic nie uda mi się zrobić”. W jeden moment zrzucasz z siebie ciężar presji niewykonanych zadań i stwierdzasz, że teraz masz jeszcze trochę czasu, aby pośmiać się z memów w internecie i w spokoju posłuchać Abby. I może Cię zaskoczę, ale to jest lepsze rozwiązanie, niż mizerna wiara w to, że w taki dzień cokolwiek osiągniesz.
Nieurzeczywistnione zamiary zawsze pochłaniają energię, pogarszając Twoje samopoczucie i obniżając poziom motywacji. Znacznie korzystniej jest spisać tę imprezową dobę na straty, naładować akumulatory i z przytupem zacząć kolejny dzień, nie obarczając się wyrzutami sumienia.
Zarządzanie czasem jest proste, ale wymaga jasno określonej organizacji. Kiedy odmówisz pokusom otoczenia, zadbasz o spokój i porządek pracy, zaczniesz osiągać w dzień, to co wcześniej zajmowało Ci całe tygodnie. Kluczem do sukcesu jest więc działanie według zasad, które choć wymagają swego rodzaju poświęcenia – dają Ci ogromną satysfakcję i jeszcze większe efekty w szybkim czasie.
